Productivity Tools - ein Beispiel

Was ist ein Productivity Tool?

Sind Productivity Tools schon wieder so eine „neue Erfindung“? – Nein sicher nicht. Solche Tools gab es schon immer und wurden von der Menschheit immer weiterentwickelt. Wenn man so will, ist auch eine Waschmaschine ein Produktivitätstool. Durch den Einsatz solcher Tools und Werkzeuge, können wir nervige Aufgaben schneller und einfacher lösen und haben wahrscheinlich auch mehr Spaß dabei.

Heutzutage leben wir im digitalen Zeitalter des 21. Jahrhunderts mit großartigen Entwicklungen. Noch nie hat sich die Welt so schnell weiterentwickelt. Gerade im Bereich von Software kommen die Entwicklungen Schlag auf Schlag und so entpuppt sich das einst so funktionale Tool als richtiger Zeitfresser. Natürlich kann die schnelle Veränderung auch mal anstrengend sein, aber keine Sorge, es wird immer einfacher.

Immer mehr und mehr Effizienz?

Bei Productivity Tools geht es nicht darum, den Menschen bis aufs Letzte zu optimieren. Wir Menschen sind weit mehr als nur simple Aufgabenbewältiger wie Maschinen. Nein, wir sind kreativ bei der Arbeit, gehen Dinge immer wieder unterschiedlich an und können so unseren Blickwinkel ändern. Die Technik soll uns nur die Aufgaben abnehmen, die unnötig Zeit kosten und vom Wesentlichen ablenken. Nämlich so, dass wir mehr Zeit für strategische Planung, kreative Gedanken und persönlichen Kundenkontakt haben. Wir bei Planery finden, dass immer der Mensch im Mittelpunkt stehen muss.

Um nun das Abstrakte in das Greifbare zu transformieren, hier eine unserer täglichen Aufgaben.

Wie ein kleiner Betrieb 3.000€ spart

Ein Bürobetrieb mit 10 Mitarbeitern führt die Zeiterfassung per Excel-Listen. Am Ende jeder Woche schickt jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeitaufzeichnung an den Geschäftsführer. Dieser fügt alle einzelnen Zeiterfassungen in ein großes Excel ein, kontrolliert diese nochmals auf Richtigkeit und ob keine Arbeitszeitgesetz-Übertretungen stattgefunden haben.

Folgende Zeitaufwände und Kosten entstehen

Jeder der Mitarbeiter benötigt durchschnittlich 30 Minuten für die Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeit pro Woche - das sind somit 1.200 Minuten für alle 10 Mitarbeiter im Monat.

Der Geschäftsführer benötigt pro Woche 30 Minuten für das Zusammenfügen aller Arbeitszeiten und nochmals 45 Minuten für die Kontrolle der Zeitaufzeichnungen. Für Rückfragen rechnen wir noch 30 Minuten ein und sind somit bei 420 Minuten Arbeitsaufwand im Monat.

Insgesamt entstehen somit für 10 Mitarbeiter und den Geschäftsführer 1.620 Minuten bzw. 27 Stunden Zeitaufwand für die Zeiterfassung im Monat. Wenn man diesen Gesamtzeitaufwand nun mit einem effektiven Stundenkostensatz von 18 € rechnet, kommt man auf einen Kostenträger von ca. 500 € im Monat. Im Jahr summiert sich das auf 6.000€ auf.

Wenn nun durch den Einsatz einer Softwarelösung zur Zeiterfassung der Arbeitsaufwand um 50% reduziert werden kann, können in einem Jahr 3.000€ eingespart werden. Hierbei sind natürlich nur die Kosten für die reine Arbeitszeit gerechnet und nicht die Möglichkeit des zusätzlich erwirtschafteten Umsatzes in dieser Zeitspanne, was sich somit doppelt auszahlen würde.

Fazit

Es lohnt sich einen Blick auf die kleinen wiederkehrenden Tätigkeiten zu werfen, denn diese können sich schnell zu großen Kostenträgern hochmultiplizieren. Natürlich benötigt die Einführung einer neuen Software zu Beginn mehr Ressourcen und man muss für die Lizenzkosten aufkommen. Doch wenn man danach eine Zeitersparnis von bis zu 75% realisieren kann, rechnet sich über einen längeren Zeitraum gesehen die Investition schnell von selbst. Weiters kann man die eingesparte Zeit für wirklich sinnvolle Dinge nutzen.