Mobile Zeiterfassung: Vorteile und Herausforderungen

In der modernen Arbeitswelt ist Flexibilität ein entscheidender Faktor für Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Eine der Stellschrauben, an welcher Unternehmen hierbei rasch drehen können, ist die mobile Zeiterfassung, mit deren Hilfe sich die Arbeitszeiten effizient und flexibel erfassen lassen. Wir zeigen euch die Vorteile und Herausforderungen der mobilen Zeiterfassung und wie Planery dabei hilft, diese Technologie optimal zu nutzen.

Vorteile

Flexibilität: Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten jederzeit und von überall erfassen. Dies ist besonders vorteilhaft für Außendienstmitarbeiter, Home-Office Dienste oder Remote-Teams, die nicht ständig im Büro sind. Durch die Nutzung von Smartphones oder Tablets können sie ihre Zeiten in Echtzeit erfassen, was die Genauigkeit und Aktualität der Daten verbessert.

Echtzeitdaten: Mit mobiler Zeiterfassung haben Unternehmen sofortigen Zugriff auf aktuelle Arbeitszeitdaten. Dies ermöglicht eine schnellere und präzisere Kontrolle und Verwaltung der Arbeitszeiten. Echtzeitdaten helfen auch dabei, Überstunden und Fehlzeiten sofort zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Effizienzsteigerung: Mobile Zeiterfassung reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich. Analoge Zeiterfassungsmethoden sind oft fehleranfällig und zeitaufwendig. Durch die Automatisierung dieses Prozesses sparen Unternehmen Zeit und minimieren Fehler, was die Gesamtproduktivität erhöht.

Transparenz: Durch die digitale Erfassung und Speicherung von Arbeitszeiten wird die Nachvollziehbarkeit und Transparenz erhöht. Mitarbeiter und Vorgesetzte können jederzeit auf die erfassten Daten zugreifen, was Vertrauen und Fairness im Unternehmen fördert.

Integration: Moderne mobile Zeiterfassungssysteme, wie jene von Planery, lassen sich nahtlos in die bestehende Unternehmenssoftware integrieren. Dies erleichtert die Synchronisation von Arbeitszeiten mit Lohnabrechnungssystemen, Projektmanagement-Tools und anderen wichtigen Anwendungen.

Herausforderungen

Datenschutz: Der Schutz sensibler Mitarbeiterdaten ist eine der größten Herausforderungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten sicher gespeichert und verarbeitet werden, um Datenschutzrichtlinien und -gesetze zu erfüllen. Bei Planery etwa werden die Daten ISO-zertifiziert in Österreich und somit in der EU gehostet.

Technische Abhängigkeit: Die mobile Zeiterfassung ist auf stabile Internetverbindungen und funktionsfähige mobile Geräte angewiesen. Technische Störungen oder eine fehlend Internetverbindung können die Datenerfassung beeinträchtigen. Unsere Terminals nehmen die Zeiterfassungen auch ohne Verbindung zum Internet entgegen, speichern die Daten lokal am Gerät und übertragen diese bei intakter Verbindung wieder zum Server bzw. zu Planery.

Kompatibilität: Es ist wichtig, dass die Zeiterfassungssoftware mit verschiedenen mobilen Geräten und Betriebssystemen kompatibel ist. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem Gerät problemlos auf die Software zugreifen können.

Schulung: Die Einführung neuer Technologien erfordert auch gewisse Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die neue Software effektiv nutzen können, um deren Vorteile voll auszuschöpfen.
Bei Planery geschieht die Einschulung mittels kostenfrei inkludierten Onboardings. Auch in unserem Help Center sind alle notwendigen Funktionen beschrieben.

Kosten: Die Anschaffung und Wartung von mobiler Zeiterfassungssoftware und -geräten kann kostspielig sein. Unternehmen müssen die Kosten gegen die Vorteile wie etwa Einsparungen bei der eigenen Arbeitszeit abwägen.           
Die aktuellen Preise – bzw. den Preiserechner findest du hier.

Planery und seine Lösung für eine mobile Zeiterfassung

Bei Planery ermöglichen wir nicht nur mobile Zeiterfassung, sondern unterstützen auch Remote-Arbeit und Arbeiten von zu Hause aus. Die Arbeitszeiten werden dabei per Handy-App, Browser, Hardware-Terminal oder aber auch Stempeluhr-App erfasst und laufen in einer Web-Applikation zusammen. Dort werden die Zeiten automatisch auf Arbeitszeitregeln gecheckt und können ebenso nach Kollektiv- bzw. Tarifvertrag bewertet werden. Neben einer laufenden Kontrolle und Korrektur können die Arbeitszeiten auch in den unterschiedlichsten Formaten exportiert und an die Lohnverrechnung weitergegeben werden.

Falls ihr jetzt noch Bedenken habt, dass eure Mitarbeiter von überall aus stempeln könnten, bieten wir zusätzliche weiterführende Features für eine gewisse Eingrenzung der mobilen Zeiterfassung:

Geolokalisierung bei Zeitaufzeichnung: Wenn ein Benutzer außerhalb der definierten Standortkoordinaten stempelt und die entsprechende Regel im Zeitmodell hinterlegt ist, wird die betroffene Arbeitszeit (Ein- bzw. Ausstempelung) fehlerhaft markiert. Zusätzlich werden die GPS-Koordinaten der Stempelung als Google Maps-Link in der Zeitaufzeichnung angezeigt. Diese Funktion gilt nur für Stempelungen über die Handy-App.

Stempeln im Home-Office: Bei Aktivierung des Features "Stempeln im Home-Office" wird ein neuer System-Bereich namens "Home-Office" in allen Account-Standorten erstellt. Die Mitarbeiter können dann selektiv für diesen Bereich freigeschaltet werden und sind anschließend in der Lage, für Home-Office-Dienste eingeplant zu werden. Mit einer zusätzlichen Berechtigung wird den Mitarbeitern ermöglicht, über die Handy-App und den Browser zu stempeln, wenn an einem bestimmten Tag ein Home-Office-Dienst für sie geplant ist. An anderen Tagen bzw. ohne Home-Office-Dienst ist das Stempeln über die Handy-App oder den Browser nicht möglich.

Planery bietet somit nicht nur eine flexible und effiziente Lösung für eine mobile Zeiterfassung, sondern unterstützt auch die moderne Arbeitsweise, bei der Remote-Arbeit und Home-Office zunehmend an Bedeutung gewinnen.